Algemene Ledenvergadering van Fotoclub De Marner Kiek 25 november 2018
Aanwezig: Anneke, Klaas, Albert, Henke, Ria, Emile, Hans, Piet, Erik, André, Sjoerd, Roelf en Hilda
Afwezig: Gerald, Jaap, Karin, Margriet, Rudy en Sonja.
Anneke opent de vergadering en legt uit waarom deze extra ALV is.
– Het opzeggen van vele leden
– Het ontbreken van motivatie, betrokkenheid en enthousiasme bij veel leden
Ingekomen stukken en mededelingen: Geen.
Klaas, Andere en Ria lichten hun vertrek bij de fotoclub toe.
André, reden: niet meer fotograferen en veel weg, was alleen nog lid omdat hij penningmeester was.
Ria, reden: Weinig hulp bij het onderhouden van de website waarvan ze twijfels heeft of deze nog wel zin heeft, want er wordt nauwelijks op gekeken, kreeg vaak vragen die op de website te vinden zijn wat demotiverend werkt. Heeft veel tijd en energie in de club gestoken maar kreeg er weinig of niets voor terug. Beleid en structuur zijn zoek, alles te vrijblijvend. De lol in het fotograferen voor de fotoclub is weg.
Klaas, Motivatie weg, kwam minder vaak, fotografeert helemaal niet meer. Enthousiasme bij de club is weg, weinig initiatieven. Klaas merkt op dat het vertrek van de andere leden hem over de streep heeft getrokken.
Albert en Gerald vertrekken vanwege verhuizing.
Gerald komt later nog een keer langs om afscheid te nemen.
Rudy vertrekt vanwege te weinig tijd en andere hobby’s.
Rudy is overigens niet aanwezig, had geen behoefte om afscheid te nemen.
Verbeter/aandachtspunten/suggesties:
Na stemming blijft de frequentie blijft zoals het was, 1x per 14 dagen, reden is wanneer men een keer overslaat je meteen 5 weken geen clubavond hebt.
De verbeterpunten worden besproken. Zie onderaan deze notulen.
Bestuursverkiezingen
Erik wil tot het bestuur toetreden als alg lid en webmaster.
Roelf wil tot het bestuur toetreden als penningmeester.
Op beide benoemingen komen geen bezwaren en worden Erik en Roelf benoemd.
Anneke neemt namens het bestuur afscheid van oud bestuursleden Ria en André.
Commissies gaan er als volgt uitzien:
Programmacommissie :Emile, Karin, Henke, Hilda
Expositiecommissie:Anneke, Hans, Emile, Henke, Sjoerd, Hilda (voor evt ondersteuning)
Beoordelingscommissie: Erik, Emile, Sjoerd
Beamer/laptop :Hans, Erik, Emile voor het instellen
Fotoketting :Hans
12½ jarig jubileum: Klaas, Ria, Henke ,Hilda
Lief en Leed: Margriet,Ria
Zoals te lezen is, blijven Klaas en Ria zijdelings nog een beetje betrokken bij de club door in commissies plaats te nemen.
Interesse groepjes:
Light Room: Anneke.
Andere interessegroepjes worden opgeheven.
Rondvraag:
-Albert bedankt iedereen voor de gezellige tijd.
-Henke, Emile, Hans, Roelf en Hilda bedanken alle vertrekkende leden voor hun inzet.
-Roelf en André maken een afspraak voor de overdracht, André blijft dit jaar de rekening nog beheren zodat de overdacht met een nieuw boekjaar van start kan gaan.
-Thema uit het jaarprogramma wordt toegelicht. Denk Out of the Box!
Ieder lid krijgt een woord en daar moet je 10 foto’s bij maken, deze worden later in het seizoen bekeken.
-Anneke : Kruk
-Emile:Theepot
-Erik: Stoel
-Hans: Deksel
-Henke: Lamp
-Hilda: Knoop
-Jaap: Deur
-Karin: Muziek
-Margriet: Steen
-Piet: Hoed
-Roelf: Kopje
-Sjoerd: Mes
-Sonja: Garen
Anneke sluit de vergadering.
Verbeter/aandachtspunten/Suggesties:
– Zoveel mogelijk komen: Je bent lid van een club, deze heeft prioriteit!
– Vaker de camera mee/meer doe avonden: Er staan een paar in het nieuwe programma
– Aan het thema houden: In het nieuwe foto-bespreek-document staat juist dat je niet perse een themafoto hoeft in te leveren. We spreken het volgende af: Je maakt een foto voor het thema, lukt dit niet kijk je in je archief, heb je daar niks, dan neem je een willekeurige foto mee.
– Iedereen levert (digitaal) een foto in bij Erik wanneer er foto’s getoond worden.
– Elkaar aanspreken wanneer je geen foto hebt aangeleverd.
– Meer praktijkavonden zowel op clubavonden als daar buiten.
– Nieuwe leden werven: Dit gaan we als volgt doen: * Stukje in de Ommelander. * Als er iets te doen is (braderieën, streekmarkt, Winterwelvaart)met een groepje hier naar toe foto’s maken en mensen informeren over de FC. * Affiches maken (Henke en Hilda) en deze ophangen in de bibliotheek, Fotowinkels (Foto Karin), supermarkt, openbare ruimten/wachtkamers.
– Kennisoverdracht naar elkaar toe op doe-avonden. – Verantwoording nemen. Voorbeelden: * Fotoketting, iedereen laat het gebeuren dat deze niet compleet is * Website, wordt nauwelijks bekeken, terwijl er erg veel informatie op staat. * Notulen lezen. – Verslagen via de mail. Is niet handig, wanneer er een wijziging in de notulen komt (een fout gecorrigeerd bijv) heb je verschillende versies in omloop, op de website staat altijd de goede.
– Vaker exposeren met nieuwe foto’s. De expositiecommissie wordt up to date gemaakt.
– Het zou mooi zijn wanneer een Lief & Leed commissie zou komen. Zie commissies.
– WhatsApp gebruik: Beperk het en vooral reageer niet overal op. Neem vragen opmerkingen voor kennisgeving aan en als je wilt reageren doe dit naar de persoon privé niet via de groepsapp.
– Website. Gebeurd weinig mee terwijl er veel info opstaat, niet alleen voor buitenstaanders, ook voor leden. Hier moet meer op gekeken worden.
Het bestuur krijgt veel vragen de op de website te vinden zijn in het ledenmenu.
Albums van leden worden nauwelijks onderhouden, foto’s staan er jaren op, sommige leden hebben geen of 1 foto in hun album staan.
Dit moet geactualiseerd worden.
– Vaker mail met informatie of een herinnering dat er iets op de website geplaatst is.
– Nieuwe leden krijgen een contactpersoon, zodat ze daar terecht kunnen met vragen mbt de fotoclub, het reilen en zeilen enz.
– Afmelden bij iemand van het bestuur, niet via de groepsapp.